Eksport na Ukrainę: dokumenty, procedura krok po kroku i bezpieczna transakcja
Eksport na Ukrainę wymaga przygotowania dokumentów po obu stronach granicy, kontraktu dostosowanego do ukraińskich przepisów oraz zabezpieczenia płatności. Poniżej – lista dokumentów, procedura krok po kroku i na co zwrócić uwagę w umowie.
Jakie dokumenty są potrzebne do eksportu na Ukrainę?
Nie ma jednej listy dla wszystkich towarów – zależy ona od kodu towaru, sposobu transportu i warunków kontraktu. W typowej dostawie samochodem z Polski na Ukrainę przygotowuje się następujące dokumenty (opis procedury wywozu, 2025):
| Dokument | Kto przygotowuje | Do czego służy |
|---|---|---|
| Kontrakt eksportowy (umowa dostawy) | strony | podstawa odprawy na Ukrainie i płatności – ukraiński bank sprawdza go przed przelewem |
| Faktura handlowa (invoice) | eksporter | opis towaru, ilość, wartość, Incoterms®; na jej podstawie ustala się wartość celną |
| Lista pakowa (packing list) | eksporter | waga, liczba i oznaczenie opakowań – ułatwia kontrolę |
| List przewozowy CMR | przewoźnik | dokument transportowy w przewozie drogowym |
| Zgłoszenie wywozowe w systemie AES (numer MRN) | eksporter lub agencja celna (potrzebny numer EORI) | objęcie towaru procedurą wywozu w Polsce |
| Świadectwo EUR.1 albo deklaracja na fakturze (przesyłki do 6 000 EUR) | eksporter; EUR.1 potwierdza urząd celny | preferencyjne cło (zwykle 0%) dla towarów pochodzenia UE w strefie wolnego handlu UE–Ukraina (Access2Markets) |
| Świadectwa weterynaryjne, fitosanitarne, dokumenty zgodności | eksporter lub producent – zależnie od towaru | żywność, rośliny, pasze oraz towary objęte ukraińskimi przepisami technicznymi |
| Ukraińska deklaracja celna przywozowa | importer lub jego agent celny | odprawa na Ukrainie, zapłata VAT importowego 20% oraz ewentualnego cła i akcyzy |
Przed wysyłką ukraiński importer powinien potwierdzić u swojego agenta celnego, jakich dokumentów wymaga dany kod towaru (UKT ZED – ukraiński odpowiednik nomenklatury CN). Dla towarów kontrolowanych przez Państwową Służbę ds. Bezpieczeństwa Żywności i Ochrony Konsumentów wykaz dokumentów określa rozporządzenie Ministerstwa Finansów Ukrainy nr 352 z 15 lipca 2025 r. (buhplatforma, 2025).
Informacje o towarze przeznaczonym dla konsumentów – etykieta, instrukcja, opis – muszą być dostępne w języku ukraińskim (art. 30 ustawy o zapewnieniu funkcjonowania języka ukraińskiego jako państwowego, Держпродспоживслужба). Warto zapisać w kontrakcie, kto przygotowuje i nakleja etykiety – eksporter czy importer.
Jak wygląda eksport na Ukrainę krok po kroku?
- Weryfikacja kontrahenta. Sprawdzenie majątku, długów i spraw sądowych partnera pozwala dobrać warunki płatności i zabezpieczenia (szczegóły – w punkcie 1 poniżej).
- Kontrakt. Ustalcie Incoterms®, termin i sposób płatności, listę dokumentów i to, kto je dostarcza, odpowiedzialność za odprawę na Ukrainie i za etykiety w języku ukraińskim.
- Sprawdzenie towaru po stronie ukraińskiej. Importer lub jego agent celny ustala kod UKT ZED, stawki cła, VAT i akcyzy oraz wymagane pozwolenia i certyfikaty.
- Dokumenty wysyłkowe. Faktura, lista pakowa, CMR, EUR.1 albo deklaracja na fakturze.
- Zgłoszenie wywozowe w Polsce. Eksporter lub agencja celna składa elektroniczne zgłoszenie w systemie AES (PUESC) i otrzymuje numer MRN; urząd wywozu może skontrolować towar.
- Granica i tranzyt. Towar z numerem MRN przedstawia się w urzędzie wyprowadzenia (np. Dorohusk, Korczowa). Od 1 października 2022 r. Ukraina stosuje wspólną procedurę tranzytową (NCTS), więc towar może jechać na jednym zgłoszeniu tranzytowym T1 – z gwarancją – aż do urzędu celnego w głębi Ukrainy (Rząd Ukrainy, 2025).
- Odprawa przywozowa na Ukrainie. Importer lub agent celny składa deklarację i płaci VAT importowy oraz ewentualne cło i akcyzę; żywność i rośliny przechodzą kontrolę Państwowej Służby ds. Bezpieczeństwa Żywności i Ochrony Konsumentów.
- Potwierdzenie wywozu i VAT 0%. Po wyjściu towaru z UE system AES generuje potwierdzenie wywozu (komunikat IE-599). To podstawowy dowód do zastosowania stawki VAT 0% w Polsce – bez niego urząd skarbowy może zakwestionować tę stawkę.
- Płatność. Ukraiński bank przed przelewem sprawdza kontrakt i faktury. W czasie stanu wojennego Narodowy Bank Ukrainy ustanowił dla operacji importowych termin 180 dni – przy przedpłacie towar powinien zostać dostarczony w ciągu 180 dni od zapłaty, inaczej importer płaci karę 0,3% dziennie (uchwała NBU nr 18 z 24.02.2022, pkt 14-2). Operacje o wartości poniżej 400 tys. UAH temu terminowi nie podlegają. Terminy dostawy w kontrakcie powinny mieścić się w tych granicach.
Na co zwrócić uwagę w kontrakcie i w trakcie współpracy?
1. Weryfikacja partnera biznesowego na Ukrainie
Weryfikacja partnera, w tym ustalenia majątkowe i ocena wiarygodności płatniczej, pokazuje ryzyko transakcji i pozwala dobrać warunki kontraktu oraz zabezpieczenia potrzebne przy ewentualnej windykacji. Ustalenia majątkowe obejmują m.in. nieruchomości, samochody, udziały w spółkach, długi wobec państwa oraz sprawy sądowe i komornicze kontrahenta (więcej: Weryfikacja partnera biznesowego na Ukrainie i Windykacja należności na Ukrainie: działania prewencyjne).
2. Kontrakt eksportowy oraz zabezpieczenie wykonania kontraktu
W trakcie przygotowywania transakcji eksportowej na Ukrainę warto zwrócić uwagę na prawo, które będzie stosowane w kontrakcie, właściwy sąd dla rozstrzygnięcia sporów według kontraktu, formę kontraktu, obecność podstawowych elementów (warunków) kontraktu, stosowanie warunków konwencji Incoterms® oraz podpisanie kontraktu przez osobę umocowaną.
Sposób oraz warunki zabezpieczenia wykonania kontraktu mają być uwzględnione z informacją uzyskaną w trakcie weryfikacji partnera biznesowego oraz z innymi warunkami kontraktu i mogą być zawarte jak w samym kontrakcie eksportowym, tak i w odrębnej umowie.
3. Monitoring kontrahenta w trakcie wykonania zobowiązań
Monitoring kontrahenta w trakcie realizacji kontraktu pozwala na bieżąco wychwycić sygnały ryzyka, w porę zareagować i skutecznie skorzystać z zabezpieczeń. Ogranicza to koszty i zwiększa skuteczność ewentualnej windykacji (więcej: Monitoring kontrahenta w trakcie wykonania zobowiązań).
4. Procedury celne oraz inne formalności eksportowe
Odprawę przywozową na Ukrainie zwykle przeprowadza kontrahent z Ukrainy – warto zapisać to w kontrakcie razem z listą dokumentów i stroną odpowiedzialną za ich dostarczenie (zob. tabela wyżej). Przed transakcją sprawdźcie wartość celną (może różnić się od ceny z faktury), stawki cła, VAT i akcyzy, ulgi, kontyngenty i inne ograniczenia pozataryfowe oraz wymagania wobec opakowania i oznakowania towaru.
5. Procedury logistyczne
Dostawa towaru na Ukrainie może być przeprowadzona jak transportem posiadanym przez jedną ze stron kontraktu, a także przez firmę, świadczącą usługi transportowe, spedycyjne lub logistyczne. Warunki świadczenia takich usług są ustalane w odrębnej umowie pomiędzy firmą, która świadczy wspomniane usługi, a osobą, która je zleca. Zasadnicze warunki dostawy oraz osoby, które ponoszą koszty oraz ryzyka dostawy, mają zostać uwzględnione w kontrakcie eksportowym.
6. Procedury płatnicze
Ukraińskie banki kontrolują płatności zagraniczne: przed przelewem sprawdzają kontrakt, faktury i dane odbiorcy, a także zakup waluty. Zajmuje to czas, dlatego terminy płatności w kontrakcie powinny to uwzględniać i mieścić się w terminach Narodowego Banku Ukrainy (zob. krok 9).
7. Obrona praw właściciela znaku towarowego na Ukrainie
Na terytorium Ukrainy chronione są tylko te znaki towarowe (TM), które są zarejestrowane na Ukrainie lub uznane przez nią za dobrze znane. Należy pamiętać, że rejestracja TM wyłącznie w Polsce nie przewiduje ochrony praw właściciela TM na Ukrainie. Ponadto, ona nie ogranicza innych osób do rejestrowania (w tym nieuczciwego) tej samej lub podobnej TM na Ukrainie. Zwracamy szczególną uwagę na to, że osobie, która posiada rejestrację TM na Ukrainie, przysługuje prawo zawieszenia przewozu przez granicę celną Ukrainy towarów oznakowanych takim znakiem towarowym (faktycznie prawo na zakaz eksportu towarów na Ukrainę) (więcej w artykule Obrona praw właściciela znaku towarowego na Ukrainie).
8. Windykacja długów i należności B2B na terenie Ukrainy
Przed windykacją sądową warto ocenić stan prawny dokumentów oraz faktyczny majątek i zobowiązania dłużnika – od tego zależy, czy oczekiwania są realne. Windykację polubowną można prowadzić już w trakcie monitoringu, równolegle korzystając z zabezpieczeń przewidzianych w kontrakcie lub rozważając sprzedaż długu. Oszczędza to czas i koszty postępowania sądowego (Windykacja sądowa na Ukrainie), egzekucji (Egzekucja komornicza na Ukrainie, wykonywanie orzeczeń polskich sądów) i upadłości kontrahenta (Postępowanie upadłościowe na Ukrainie).
Eksperci AGENSTI LEGAL&TAX pomagają polskim firmom w eksporcie i imporcie, kooperacji, działalności biura R&D oraz inwestycjach na Ukrainie: przygotowują i sprawdzają kontrakty, weryfikują kontrahentów, chronią znaki towarowe i prowadzą windykację. Opisz swoją sytuację – przygotujemy bezpłatną wycenę.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie dokumenty są potrzebne do eksportu towarów na Ukrainę?
Zwykle: kontrakt, faktura handlowa, lista pakowa, list przewozowy CMR, zgłoszenie wywozowe w systemie AES (numer MRN) oraz dowód pochodzenia – świadectwo EUR.1 albo deklaracja na fakturze dla przesyłek o wartości do 6 000 EUR. Dla żywności, roślin i części towarów technicznych potrzebne są także świadectwa lub dokumenty zgodności.
Jak potwierdzić eksport na Ukrainę dla stawki VAT 0%?
Podstawowym dowodem jest potwierdzenie wywozu (komunikat IE-599) z systemu AES, generowane po wyjściu towaru z UE. Bez niego urząd skarbowy może zakwestionować stawkę 0%.
Czy towar z Polski może jechać na Ukrainę w tranzycie T1?
Tak. Od 1 października 2022 r. Ukraina stosuje konwencję o wspólnej procedurze tranzytowej (NCTS), więc towar może przekroczyć granicę na jednym zgłoszeniu tranzytowym aż do urzędu celnego w głębi Ukrainy.
Od czego zacząć przygotowanie eksportu na Ukrainę?
Od weryfikacji partnera: ustalenia jego majątku (nieruchomości, samochody, udziały, długi wobec państwa, sprawy sądowe i komornicze) oraz oceny wiarygodności płatniczej. Na tej podstawie dobiera się warunki kontraktu i zabezpieczenia.
Co powinien zawierać kontrakt eksportowy z firmą z Ukrainy?
Prawo właściwe i sąd do rozstrzygania sporów, formę i podstawowe warunki kontraktu, reguły Incoterms®, podpis osoby umocowanej oraz sposób zabezpieczenia wykonania – w kontrakcie lub odrębnej umowie.
Kto odpowiada za odprawę celną na Ukrainie?
Zwykle kontrahent z Ukrainy – warto to zapisać w kontrakcie. Przed transakcją sprawdź wartość celną, cła, VAT, akcyzę, ograniczenia w obrocie i listę wymaganych dokumentów.
Czy znak towarowy zarejestrowany w Polsce jest chroniony na Ukrainie?
Nie. Chroniony jest tylko znak zarejestrowany na Ukrainie lub uznany za powszechnie znany. Co więcej, właściciel ukraińskiej rejestracji może zablokować wwóz towarów z tym znakiem.
Dlaczego płatność z Ukrainy może się opóźnić?
Ukraińskie banki kontrolują płatności zagraniczne: sprawdzają kontrakt, faktury i odbiorcę, a także kontrolują zakup waluty. Warto uwzględnić ten czas w terminach kontraktu.