21 Feb 2023

Biuro R&D na Ukrainie: podstawowe kroki, niezbędne do otwarcia biura

Według różnych badań w roku 2021 całkowita liczba specjalistów IT na Ukrainie przekracza 200 tys. osób. Szacuje się, że corocznie wzrasta ona na około 20 000 osób. Największymi ośrodkami branży IT na Ukrainie są Kijów, Lwów i Charków.

Ponad 60% wszystkich specjalistów IT pracuje dla zewnętrznych firm informatycznych. Ukraińscy podwykonawcy współpracują głównie z firmami amerykańskimi. W portfolio ukraińskich podwykonawców między innymi można zobaczyć Cisco, IBM, Atlassian, Travelport, OpenText, Fluke Corporation. Według najnowszych badań jednocześnie 18 firm informatycznych z biurami na Ukrainie należy do listy 100 najlepszych podwykonawców na świecie.

Wraz z tym rośnie także liczba międzynarodowych biur R&D (ponad 100 firm). Na ich liście znaleźli się takie znane firmy, jak Samsung R&D Institute, Google, Amazon, Oracle, NEC (Nippon Electric Corporation), Boeing, Bolt.

Poniżej zamieszczamy opis podstawowych kroków, niezbędnych do planowania otwarcia biura R&D na Ukrainie.

1. Rekrutacja pracowników i wybór sposobu organizacji biura R&D

Według różnych dostępnych badań głównym sposobem na znalezienie pracowników zespołu R&D jest ich rekrutowane przez centralę za pomocą komunikacji osobistej oraz sieci społecznościowych (przede wszystkim LinkedIn). W niektórych przypadkach rekrutacja jest zlecana firmom, z którymi centrala już współpracowała wcześniej, a także lokalnym firmom działającym na rynku ukraińskim.

Jedną z opcji organizacji pracy ze zdalnym zespołem R&D jest rejestracja osoby prawnej na Ukrainie. Optymalną pod względem organizacji, kosztów i podatków, a także najbardziej rozpowszechnioną formą osoby prawnej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Więcej informacji na temat utworzenia Sp. z o.o. na Ukrainie można uzyskać na stronie Inwestycje na Ukrainie : założenie firmy.

Jednak w przypadku małych biur R&D, a także na początkowych etapach działalności biura R&D, kiedy nie ma jeszcze potrzeby rejestracji osoby prawnej na Ukrainie, zdalna obsługa centrali na podstawie umów z zespołem specjalistów IT zarejestrowanych jako przedsiębiorcy może być bardziej optymalna pod względem ekonomii. Taka praktyka na Ukrainie jest również rozpowszechniona.

2. Wynajem biura i uzyskanie towarzyszących usług organizacyjnych

Najczęstszą formą uzyskania biura jest wynajem pomieszczenia. Warunki najmu są uzgadniane przez strony i ustalane w umowie pisemnej. W przypadku wynajmu na okres dłuższy niż 3 lata - umowa musi zostać poświadczona przez notariusza.

Co dotyczy zapewnienia takich towarzyszących usług organizacyjnych jak sprzątanie biur, prowadzenie księgowości i sprawozdawczości, usługi tłumacza, doradztwo podatkowe i prawne itp., zlecanie ich outsourcingu może się okazać bardziej korzystnym.

Pracę zdalnego zespołu biura R&D można również zorganizować w sposób, nie wymagający wynajmu biura i zapewnienia usług organizacyjnych, które są związane z jego utrzymywaniem.

3. Oficjalne zawieranie umów z pracownikami biura R&D i otrzymywanie zezwolenia na pracę

W większości przypadków warunki współpracy z pracownikami biura R&D powinno się określić w umowie pisemnej. Ukraińskie prawo pracy mówi, jeżeli można tak powiedzieć, bardziej „o pracowniku”, więc umowa o pracę jest narzędziem o ograniczonym potencjale do regulowania stosunków w dziedzinie IT. Alternatywą może być zawarcie kilku umów w celu rozwiązania różnych aspektów współpracy lub zorganizowanie relacji z zespołem specjalistów IT poza zakresem prawa pracy.

Jeżeli dyrektor lub pracownicy pracownikami biura R&D są cudzoziemcami, konieczne jest uzyskanie zezwolenia na pracę oraz odpowiedniego rodzaju wizy. Więcej informacji na temat zatrudnienia na Ukrainie można odnaleźć na stronie Inwestycje na Ukrainie : zatrudnienie pracowników.

4. Podpisanie umów o poufności

Współpraca z zespołem biura R&D obejmuje wymianę informacji, w tym danych osobowych i innych danych, klasyfikowanych przez ustawodawstwo Ukrainy jako informacje poufne i tajemnice handlowe. Ustawodawstwo ukraińskie zapewnia ochronę prawną takich informacji. W tym celu konieczne jest zatwierdzenie dokumentów wewnętrznych dla biura R&D, a także zawarcie odpowiednich umów z biurem R&D, w tym z członkami zespołu biura R&D.

5. Podpisanie umów o własności intelektualnej

W wyniku pracy zespołu biura R&D z reguły powstają przedmioty własności intelektualnej, na przykład programy komputerowe. Ustawodawstwo Ukrainy przewiduje ochronę praw właścicieli przedmiotów własności intelektualnej. Autorami takich obiektów są członkowie zespołu biura R&D. W celu uzyskania prawa własności intelektualnej na nie przez centralę, należy przewidzieć odpowiednie warunki w umowach z biurem R&D, w tym: z członkami zespołu biura R&D. Więcej informacji na temat praw właściciela znaku towarowego na Ukrainie można odnaleźć na stronie Obrona praw właściciela znaku towarowego na Ukrainie .

6. Podpisywanie dokumentów w celu synchronizacji wewnętrznej polityki biura R&D

Zwykle w momencie zakładania biura R&D w centrali znajduje się szereg dokumentów regulujących różne aspekty jego działalności (wymiana danych, bezpieczeństwo, ochrona informacji itp.). W celu rozpowszechnienia niektórych standardów pracy w centrali na pracę biura R&D może być konieczne wprowadzenie zmian do wewnętrznych dokumentów centrali a także określenie standardów pracy biura R&D w jego dokumentach wewnętrznych, umowach podpisywanych z biurem R&D oraz dokumentach, podpisywanych z członkami zespołu biura R&D.

Ponadto, aby zespół biura R&D mógł pracować zgodnie z centralą, należy zapewnić jego członkom dostęp do oprogramowania i baz danych używanych przez centralę (programy do ustawiania i wykonywania zadań, komunikacji i wymiany danymi itp.). Aby umożliwić dostęp zespołowi biura R&D do korzystania z takiego oprogramowania, może być konieczna zmiana umów podpisanych przez centralę z właścicielami wspomnianego oprogramowania, a także określenie warunków korzystania z oprogramowania dla pracowników biura R&D w jego dokumentach wewnętrznych, umowach podpisanych z biurem R&D i dokumentach, które podpisywane są z członkami zespołu biura R&D.

Oczywiście podane informacje nie obejmują wszystkich szczegółów, związanych z założeniem biura R&D na Ukrainie. Mamy nadzieję, że powyższe informacje pomogły uzyskać ogólne zrozumienie kroków, jakie należy zrobić, aby otworzyć biuro R&D na Ukrainie oraz niektórych szczegółów prawnych, które są ważne w celu zapewnienia bezpiecznej działalności biura R&D na Ukrainie. Eksperci AGENSTI LEGAL&TAX chętnie udzielą odpowiedzi na pytania, które powstały po zapoznaniu się z artykułem.

AGENSTI LEGAL&TAX jest firmą specjalizująca się w obsługiwaniu biznesu na Ukrainie. Eksperci AGENSTI LEGAL&TAX pomagają w trakcie eksportu, importu, kooperacji, działalności biura R&D oraz inwestycji na Ukrainie. AGENSTI LEGAL&TAX oferują obsługę prawną, doradztwo podatkowe, usługi adwokata oraz obsługę księgowości.

Artykuły, które również mogą być korzystne:

• Ochrona prawna inwestycji na Ukrainie

• Obrona praw właściciela znaku towarowego na Ukrainie

• Weryfikacja partnera biznesowego na Ukrainie

• Monitoring kontrahenta w trakcie wykonania zobowiązań

• Inwestycje na Ukrainie: założenie firmy

• Inwestycje na Ukrainie : nabycie biznesu (mienia), waluta, zezwolenia, media

• Inwestycje na Ukrainie : zatrudnienie pracowników, zamówienia publiczne, prywatyzacja

• Inwestycje na Ukrainie : podatki, unikanie podwójnego opodatkowania oraz strefa wolnego handlu z UE

Aby otrzymywać w pierwszej kolejności zawiadomienia o ukazaniu się nowego artykułu na interesujący temat, zmianach w artykule, które zostały spowodowane przez zmiany w przepisach prawnych lub aktualnej informacji w zakresie działalności Agencji subskrybuj email wysyłkę oraz subskrybuj Telegram .

Korzystanie z artykułu jest dozwolone pod warunkiem rozpowszechnienia w Internecie części artykułu (nie więcej niż 25 procent artykułu) z dofollow linkiem (hiperłączem) na stronę internetową artykułu.